Suivi de dossiers et relances documentaires
Chez vous, relancer les documents manquants prend encore des heures chaque mois.
Zymatec construit en huit jours le système qui suit chaque dossier, repère qui n'a rien fourni et relance au bon moment. Un devis sous 48 heures ouvrées après le premier appel.
Vous ne signez rien avant d'avoir tout compris.
À qui ça s'adresse
Zymatec automatise la gestion administrative des TPE et PME, tâche par tâche, sur devis. Le sujet vous concerne dès que quelqu'un, chez vous, réclame en volume les mêmes documents aux mêmes personnes.
Cabinets comptables indépendants
Chaque mois, les mêmes clients n'envoient pas leurs pièces, et la relance retombe sur votre équipe.
Le système repère les dossiers incomplets à la date de fermeture, envoie une relance nominative à chacun, puis isole ceux qui restent muets après deux relances. Vous n'appelez plus qu'eux.
Transport et logistique
Des livraisons faites, des documents manquants, et des factures qui attendent.
Chaque envoi sans document associé apparaît dans un tableau, et la relance part vers le bon interlocuteur avec la liste exacte de ce qui manque. Vous facturez dès réception.
Courtiers en crédit et en assurance
Des dossiers bloqués par une pièce manquante que personne ne réclame assez fort.
Un dossier en attente depuis cinq jours déclenche un rappel au client, qui voit la liste précise de ce qu'il doit envoyer. Le dossier avance sans que vous le poussiez.
Toute autre structure
Les mêmes pièces réclamées aux mêmes personnes, tous les mois.
Justificatifs de clients, attestations de fournisseurs, pièces de recrutement, documents à signer : quand une personne de votre équipe relance à la main, le système suit chaque dossier et relance à sa place. Vous voyez en un écran les dossiers en retard, et vous savez à qui parler aujourd'hui.
Décrivez la tâche par courriel : je réponds franchement, même pour dire qu'elle n'est pas automatisable.
Fonctionnement
Huit jours pour bâtir le système qui relance à votre place.
Nous construisons le système sur votre tâche réelle, vos dossiers et vos outils existants, puis nous le mettons en route ensemble.
Les délais, le nombre de relances et le ton des messages se règlent avec vous avant la mise en service.
- Jour 0
L'appel de trente minutes
Vous décrivez la tâche avec vos mots. Je vous dis si elle est automatisable, et sous quelle forme. Si ce n'est pas pour vous, je le dis et le sujet s'arrête là.
- Sous 48 heures ouvrées
Le devis
Il indique le nombre de jours estimé, le tarif mensuel de maintenance et les mentions légales. Vous ne signez rien avant d'avoir tout compris.
- Jours 1 à 8
La construction
Le système est bâti sur votre tâche réelle, vos dossiers et vos outils existants. Les délais, le nombre de relances et le ton des messages sont validés avec vous.
- Livraison
La mise en route
Les relances partent, les réponses reviennent, les dossiers se complètent sans vous. La maintenance vous est proposée à la livraison, jamais imposée.
Les conditions, en clair
- Le devis est envoyé sous 48 heures ouvrées après le premier appel.
- Deux lignes sur chaque devis : la mise en place, payée une fois, et la maintenance mensuelle.
- La maintenance est proposée à la livraison, jamais imposée, sans engagement de durée.
- Vous ne signez rien avant d'avoir tout compris.
- Je prends deux structures en parallèle.
Je travaille seul : deux structures en même temps, c'est ce qu'une personne seule livre correctement.
Places ouvertes en ce moment : deux sur deuxQuestions fréquentes
Mes outils actuels restent en place ?
Oui. Je construis autour de ce que vous utilisez déjà, tableur compris. Aucun logiciel à acheter, aucune migration à prévoir.
Où passent les données, et celles de mes clients ?
Le système travaille à partir de vos outils existants, avec des accès nominatifs que vous contrôlez et pouvez retirer. Rien n'est revendu, rien n'est réutilisé. Le détail est écrit dans le devis.
Une relance automatique, c'est impoli ?
Non, parce que le ton est réglé avec vous et que vous validez les premiers modèles de message avant l'envoi. Une relance claire et courtoise passe mieux qu'un silence de trois semaines.
Vous travaillez seul. Et si vous êtes absent ?
Le système ne s'arrête pas : les relances partent toutes seules, tous les jours. Pour le reste, vous avez une personne identifiée au bout du fil plutôt qu'un standard.
Comment se passe le devis ?
Après le premier appel, vous le recevez sous 48 heures ouvrées. Il indique le nombre de jours estimé, le tarif mensuel de maintenance et les mentions légales. Vous ne signez rien avant d'avoir tout compris.
Ce que vous payez, et quand
Deux lignes sur chaque devis, jamais plus. Le montant précis se calcule avec vous, après le premier échange, pas avant.
Points de repère
- Mise en placepayée une fois
- Maintenance et évolutionsà partir de 150 € par mois
- Engagement de duréeaucun
La mise en place se facture une fois, au nombre de jours réellement estimé pour votre cas, précisé dans le devis. La maintenance et les évolutions se proposent à la livraison, sans engagement de durée.
TVA non applicable, article 293 B du CGI
Décrivez votre tâche
Un message suffit : je reviens vers vous pour caler l'appel de trente minutes.
Contact direct
- Devissous 48 heures ouvrées après le premier appel
- Constructionhuit jours
- InterlocuteurMichel Lamidon